Mammutaufgabe Firmenumzug: Welche Schritte müssen bedacht werden?

Ein Firmenumzug bringt viele Vorteile mit sich: Größere, modernere Bürogebäude, eine zentrale Lage, mehr Laufkundschaft oder bessere Mietverträge sind nur einige davon. Damit ein Firmenumzug bestmöglich gelingt, müssen verschiedene Aufgaben zuverlässig erledigt werden. Dieser Artikel beschäftigt sich mit den fünf wichtigsten Schritten, die bei einem Firmenumzug unbedingt zu gehen sind. 

Notwendige Ummeldungen vornehmen

Im Rahmen eines Umzugs sind viele bürokratische Aufgaben zu erledigen. Hierzu gehört unter anderem, verschiedene Stellen über den Firmenumzug zu informieren. So müssen beispielsweise das Gewerbeamt, das Finanzamt sowie die Industrie- und Handelskammer schnellstmöglich über den neuen Firmensitz in Kenntnis gesetzt werden. Ebenso wichtig ist es, Banken und Versicherungsträgern eine Mitteilung zu machen, dass sich der Firmensitz verändert. Gegebenenfalls ist es zudem nötig, Änderungen im Handelsregister vornehmen zu lassen. Weitere wichtige Stellen, die über den Firmenumzug in Kenntnis gesetzt werden sollten, sind der Steuerberater, die Krankenkasse wegen der Sozialversicherungsbeiträge und die Agentur für Arbeit. 

Ein professionelles Umzugsunternehmen beauftragen

In der Regel muss ein Firmenumzug parallel zum Tagesgeschäft umgesetzt werden. Gerade Führungskräfte sehen sich hierbei mit massiven Mehrbelastungen konfrontiert. Damit sie ihre vielfältigen Aufgaben problemlos meistern, ohne sich selbst zu überfordern, ist die Zusammenarbeit mit einem professionellen Umzugsunternehmen empfehlenswert. Dieses kümmert sich um praktische Tätigkeiten wie das Tragen von Möbeln und Umzugskisten, organisiert aber auf Wunsch auch die komplette Logistik des Umzugs und unterstützt die Firmen bei der Planung. Hierdurch gelingt der Umzug besonders effizient und schnell. Von Vorteil ist es, die einzelnen Leistungen modular zu buchen. So werden nur solche Leistungen in Anspruch genommen und bezahlt, die tatsächlich gebraucht werden. Die Mitarbeiter können je nach Wunsch beim Umzug mithelfen oder sich ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. 

Die Berufsgenossenschaft rechtzeitig informieren

Bei einem Umzug können leicht einmal Unfälle passieren. Damit die Belegschaft und die Unternehmensleitung während des Firmenumzugs bestmöglich geschützt sind, sollte die Berufsgenossenschaft rechtzeitig informiert werden. Häufig genügt es, das Datum des Umzugs mitzuteilen. Sollten hierbei Fragen oder Unklarheiten auftreten, können diese rechtzeitig vor dem Umzug geklärt werden. So ist für einen bestmöglichen Unfallschutz während aller Umzugstätigkeiten gesorgt. Firmen sollten sich rechtzeitig mit der Berufsgenossenschaft in Verbindung setzen, um nicht in Zeitdruck zu geraten. 

Verträge rechtzeitig kündigen

Im Rahmen eines Firmenumzugs gehören sämtliche Verträge auf den Prüfstand. Bestehende Mietverträge müssen rechtzeitig gekündigt werden, um Zusatzkosten zu vermeiden. Hierbei ist ein schmaler Grad zu gehen, denn die Kündigung darf nicht zu früh erfolgen, damit der Umzug möglichst stressfrei gelingt. Sollten Verträge für Firmenwagen bestehen, müssen diese ebenfalls kontrolliert und gegebenenfalls gekündigt werden. Vielleicht sind dank des neuen Firmensitzes weniger oder kürzere Wege zurückzulegen, was Firmenwagen eventuell überflüssig macht. Ebenso müssen Anbieter von Strom, Gas und IT-Dienstleistungen überprüft werden. Sollen ihre Dienste auch am neuen Firmensitz genutzt werden oder gibt es bessere Angebote? Je früher die Verträge geprüft werden, desto besser lassen sich Stress und Probleme mit Kündigungsfristen vermeiden. 

Die Geschäftspapiere anpassen

Nach dem Umzug besteht eine wesentliche Aufgabe darin, die Geschäftspapiere anzupassen. Hierzu gehört unter anderem, sämtliche Rechnungen mit der neuen Adresse und der neuen Steuernummer zu versehen. Zudem sollte die Corporate Identity des Unternehmens angepasst und der eigene Multichannel-Ansatz aktualisiert werden. Hierfür ist es entscheidend, den Internetauftritt anzupassen. Hier müssen sämtliche Informationen und speziell die Kontaktdaten verändert werden. Kunden und Partner müssen genau wissen, auf welchen Kanälen das Unternehmen in Zukunft erreichbar ist. Besonderes Augenmerk sollte auf das Impressum gelegt werden. Hier müssen ebenfalls alle Daten korrekt sein, um rechtliche Schwierigkeiten mit dem Webauftritt zu vermeiden. 

Fazit

Bei einem Firmenumzug sind viele verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Um keine Überforderungen zu riskieren und die Geschäftsprozesse weiter reibungslos ablaufen zu lassen, ist es hilfreich, sich professionelle Unterstützung an die Seite zu holen. Insbesondere bürokratische Verwaltungsaufgaben stehen bei einem Firmenumzug an. Hierfür sollten sich die Unternehmen genügend Zeit nehmen, um alle Fristen einhalten zu können und nicht in Zeitnot zu geraten. Auch hierbei können erfahrene Fachleute helfen.